Um documento ou dois? Depende das datas
É a pergunta que decide tudo o resto.
As datas coincidem — fez o trabalho e recebeu no mesmo dia? Pode emitir uma fatura-recibo, o documento único do Portal das Finanças.
As datas não coincidem — o cliente paga a 30 dias, ou paga adiantado? Então são dois documentos: a fatura quando presta o serviço, e o recibo como documento de quitação quando o dinheiro chega.
A AT é literal: "Não existindo simultaneidade, deve ser emitida fatura pela realização da prestação de serviços/transmissão dos bens, no prazo previsto no Código do IVA para a sua emissão, e, quando do recebimento, o respetivo documento de quitação."
O prazo conta do trabalho, não do pagamento
Artigo 36.º, n.º 1, alínea a) do Código do IVA: a fatura deve ser emitida "o mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao do momento em que o imposto é devido".
É aqui que a maioria falha: espera-se pelo pagamento para emitir, e o prazo conta-se a partir da prestação do serviço.
Serviços a clientes noutro Estado-Membro da UE que aí sejam tributáveis têm outro prazo — a alínea b) do mesmo número dá "o 15.º dia do mês seguinte".
Também os adiantamentos e as despesas
Emite-se documento por "todas as importâncias recebidas dos seus clientes, ainda que a título de provisão, adiantamento ou reembolso de despesas".
O reembolso de despesas é o que fica esquecido com mais frequência.
Se está isento de IVA pelo artigo 53.º
A menção ao regime de isenção tem de constar do documento. A AT diz-o expressamente: "A indicação ao regime de isenção IVA - art. 53º deve constar nos documentos emitidos."
Um recibo verde sem essa menção está incompleto.
O rendimento pertence ao ano do trabalho
O rendimento fica sujeito a IRS desde o momento da realização da prestação de serviços, e é declarado na declaração de rendimentos do ano em que o serviço foi prestado — não do ano em que foi pago.
Trabalho feito em dezembro e pago em janeiro é rendimento do ano do trabalho.
Entidade responsável: Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).